Cofnodion archifol sefydliad rheoli: GOST, cyfarwyddiadau, dogfennau, rheolau. Canllawiau ar gyfer rheoli cofnodion archifol

rheolau rheoli cofnodion archifol yn cynnwys y gofynion allweddol i weithio gyda phapurau a deunyddiau nad ydynt yn ymwneud yn y gweithgareddau presennol y cwmni. Maent yn cael eu llunio yn unol â'r presennol fframwaith rheoleiddio, prosesu cwmpas rheoleiddio, casglu a storio gwybodaeth. termau allweddol a ddefnyddir yn y fframwaith y Safon yn gosod ar gyfer Rheoli Cofnodion Archifol. Wrth eu drafftio i ystyriaeth datblygiadau yn y defnydd o dechnoleg a thechnoleg gwybodaeth uwch. Ystyriwch ymhellach sail rheoli cofnodion archifol.

mynychder

Canllawiau ar gyfer rheoli cofnodion archifol yn gymwys i asiantaethau llywodraeth. Maent hefyd yn ofynnol i fusnesau sy'n ymwneud â mathau penodol o waith. Yn benodol, mae'r rheoliadau yn gymwys yn y rhan o'r disgrifiad, cofrestru, cadw a defnyddio dogfennau o gronfa archifol o Ffederasiwn Rwsia, y cyfeirir at yr eiddo wladwriaeth.

Israniadau o fentrau, gan weithio gyda ffilm, Ffonograffig, fideo, ffotograffau, mapiau, gwyddoniaeth a thechnoleg, gwybodaeth telemetreg, llywodraethu gan y darpariaethau a nodir yn cynllunio ac adrodd.

Y ddyletswydd a'r hawl i ffurfio sefydliadau yn yr archifau ar gyfer storio dros dro o ddogfennau o'r RF AF darparu'r sail deddfwriaeth sectoraidd (o 1993), mae'r sefyllfa (o 1994 a 1998.). Mae'r fframwaith rheoleiddio yn ffurfio gweithredoedd cyfreithiol o bwysigrwydd rhanbarthol. Ystyriwyd nad oedd y rheolau yn berthnasol i ddogfennau, y gwaith sy'n cael ei reoleiddio gan y Gyfraith Ffederal № 5485-1 a Archddyfarniad Arlywyddol № 1203 o 1995/11/30, y

cwblhau

Mae'n adnewyddu systematig o'r sylfaen ddogfennol o'r unedau menter. Casglu yn cynnwys pennu:

1. Ffynonellau.
2. Cyfansoddiad deunyddiau i'w dderbyn.

Fel rhan o'r gweithgarwch hwn hefyd yn cael ei wneud drosglwyddiad uniongyrchol o ddogfennau i'r archif. Wrth i ffynonellau yw:

1. unedau menter.
2. personau corfforol.
3. Strwythur-ddeddfwriaeth.

Mae cyfansoddiad y deunyddiau

ar gyfer cofnodion archifol cyfarwyddyd rheoli yn gosod y caffaeliad yn cael ei berfformio dros dro (dros 10 mlynedd) o achosion a storio parhaol. Hefyd crynhoi gwybodaeth ar y staff. Achosion lle mae'r oes silff o lai na 10 mlynedd, fel rheol, yr archifau yn cael eu heb ei drosglwyddo. Maent yn cael eu cynnwys yn y rhannau perthnasol o'r fenter. Ar ddiwedd oes silff pethau o'r fath yn cael eu dinistrio. Manylion y cymeriad unigol yn cael eu trosglwyddo ar gais y perchennog. Yn dilyn hynny, maent yn cael eu hanfon at yr Archifau Gwladol ar gyfer cynnwys parhaol. Bydd y trosglwyddiad hefyd fod deunyddiau Mentrau rhagsylweddion a strwythurau is-penodedig.

rheoli cofnodion archifol a dull enwi

gweithwyr awdurdodedig gweithio gyda deunyddiau gwybodaeth menter berfformio, gwnewch restr systematig o achosion. Galwodd y nomenklatura. Yn ei ffurfiant yn dangos bywyd silff o ddeunyddiau. ar gyfer cofnodion archifol llawlyfr rheoli rhagnodi'r adran awdurdodi i fonitro a hwyluso darparu gwasanaeth yn y gwaith o ddrafftio'r gyfundrefn enwau. rhestr systematig yn gwasanaethu fel sail ar gyfer ffurfio rhestrau o ddeunyddiau gwybodaeth o (hyd at 10 mlynedd) storio parhaol a thros dro. Dull enwi yn ddogfen cyfrifo mawr hefyd. Mae'n cael ei ddefnyddio ar gyfer cofrestru achosion o storio dros dro, gan gynnwys gyfnod o lai na 10 mlynedd. Efallai y bydd y cynllun systematization gyfundrefn enwau sefydledig yn cael eu defnyddio wrth ddatblygu gweithredoedd ffeil cerdyn perfformio.

dosbarthiad

Cadw cofnodion archifol rheolaeth yn cael ei wneud ar dri math o enwau:

1. Nodweddiadol.
2. Rhagorol.
3. Unigol (yn achos cwmni penodol).

Mae'r cyntaf yn pennu cyfansoddiad y deunyddiau a gynhyrchir mewn sefydliadau tebyg. Ystyrir gyfundrefn enwau safonol yw bod yn ddogfen rheoleiddio. systematization yn fras yn penderfynu ar gyfansoddiad bras deunyddiau gwybodaeth ar gyfer mentrau sy'n cael eu cwmpasu gan ei gweithredu, gan nodi'r mynegai. Mae ganddo gymeriad recommendatory. Mae'r mathau hyn o systematization a ddefnyddir yn ffurfio ystod unigol a'u trosglwyddo i mewn iddo heb newidiadau.

Nodweddion paratoi

Mae'r dogfennau ar gyfer rheoli cofnodion menter archifol systematized yn y ffurf ragnodedig yn unol â'r gyfundrefn enwau unedau strwythurol. dylai'r olaf gael ei gytuno a'i lofnodi gan yr arweinwyr.

Mae'r dull enwi y fenter yn cael ei wneud yn y ffurf gyffredinol. Mae'n cael ei llofnodi gan bennaeth yr archif neu'r person sydd â gofal, wedi'i lofnodi gan bennaeth y gwasanaethau a ddarperir neu gyflogai awdurdodedig. Rhaid gyfundrefn enwau gael eu cymeradwyo gan y comisiwn arbenigol, ac yna gymeradwyo gan y cyfarwyddwr y cwmni. Ar ôl cynnal gweithdrefnau hyn penaethiaid adrannau strwythurol y fenter yn rhoi detholiad o'r adrannau perthnasol.

Mae'r gyfundrefn enwau ar gyfer y flwyddyn i ddod a ffurfiwyd yn ystod chwarter olaf y cyfnod cyfredol. Cysoni yn cael ei wneud o leiaf 1 amser mewn 5 mlynedd. Os byddwch yn newid y strwythur a swyddogaethau'r fenter, mae dull enwi newydd.

Mae'r weithdrefn ar gyfer llunio Faterion

Ffurfio a elwir grwpio gweithredoedd a gyflawnir yn unol â'r gyfundrefn enwau. sefydliad rheoli cofnodion archifol yn cynnwys y systematization o wybodaeth yn unol ag enw'r ffolder. Ni chaniateir grwpio copïau dyblyg a drafftiau. Yr eithriadau yw cerbydau gwerth uchel. Ni ddylid eu rhoi mewn ffolder bapur gael ei ddychwelyd.

Cynnal cadw cofnodion archifol yn perfformio mewn darpariaeth gwybodaeth gwasanaeth deunyddiau trin canolog, ac ar datganoledig - yn unedau strwythurol, ac adran uchod. Grwpio ei berfformio o dan oruchwyliaeth uniongyrchol y personau sy'n gyfrifol am ddiogelwch o gyfryngau storio. Os oes angen, fod yn rhan o weithwyr yr Archif Wladwriaeth.

gofynion allweddol

rheoli cofnodion archifol yn cael ei wneud yn unol â gofynion y rheoliadau. Wrth lunio y ffolderi gyda chludwyr gwybodaeth mae angen i fodloni'r gofynion canlynol:

1. Deunyddiau ar gyfer storio dros dro a pharhaol yn cael eu grwpio ar wahân.
2. Mae'r ffolder yn cael ei gynnwys mewn un copi bob un o'r papur.
3. Dylai'r ffolder fod deunyddiau presennol ar gyfer un flwyddyn galendr. O'r rheoliad hwn, fodd bynnag, mae yna eithriadau. Mae'r rhain yn cynnwys:

• ffeiliau personol, sy'n cael eu ffurfio yn ystod y cyfnod cyfan y cyflogai perthnasol;
• deunyddiau a strwythurau pwyllgorau etholedig sefyll gyda hwy, grwpiau ddirprwy, regimented yn y cyfnod o cymanfa;
• sefydliadau addysgol Papur, gweithredu a'u grwpio mewn blwyddyn ysgol;
• deunyddiau theatrig, nodweddu gweithgareddau'r tymor;
• hanesion, ac yn y blaen.

Mae'n rhaid i'r ffolder fod yn llai na 250 o daflenni ar drwch o ddim mwy na 4 cm.

Grwpio gweithredoedd gweinyddol

rheoli cofnodion archifol yn gofyn systematization o wahanol fathau o gludwyr gwybodaeth. Mae'r rhain yn cynnwys priodoledd ac yn gweithredu gweinyddol. Maent yn cael eu grwpio yn ôl y math a chronoleg y ceisiadau:

1. Mae darpariaethau statudau cymeradwyo gan weithredoedd rheoleiddio, yn gweithredu fel atodiadau. Maent yn cael eu grwpio gyda'i gilydd. Os bydd y darpariaethau, rheoliadau, statudau wedi'u cymeradwyo fel gweithredoedd ar wahân, eu systematize mewn achosion unigol.
2. Gorchmynion a phenderfyniadau o'r strwythurau uwch ar gyfer eu gweithredu yn cael eu grwpio yn ôl meysydd y fenter.
3. Rheolau Sefydlog yn ymwneud â phersonél, systematized ôl y cyfnod cadw. Gyda nifer fawr o ddeunyddiau gwybodaeth yn gweithredu hwylus ar wahanol ochr y cwmni, grw p ar wahân.
4. Gorchmynion yn y meysydd allweddol o weithgarwch yn cael eu systematized wahân i weithredoedd ar staff. Er enghraifft, mae'r drefn rheoli cofnodion archifol yn cael ei gynnwys yn yr un folder, a phenodi pennaeth adran cyfrifol - i un arall.
5. terfynau Cymeradwy, adroddiadau, amcangyfrifon, rhestrau eitemedig, cynlluniau ac yn y blaen. grwpio ar wahân i brosiectau wrthynt.
6. Lleoliad o ddogfennau mewn ffeiliau personol yn cael ei wneud yn y drefn y maent yn cael eu derbyn.
7. Wyneb filiau cyflog staff systematized mewn ffolderi ar wahân. Maent yn cael eu trefnu yn nhrefn yr wyddor.
8. Cwynion, awgrymiadau, cwynion dinasyddion ymwneud â gweithgareddau y cwmni, cofnodion o'u hystyried a gweithredu yn cael eu grwpio ar wahân i gwynion unigolion am faterion personol.
9. Systemateg gohebiaeth fel arfer yn cael ei wneud mewn cyfnod calendr mewn trefn gronolegol. Yn yr achos hwn, mae'r atebion yn cael eu rhoi ar ôl y cwestiynau. Mewn achos o adnewyddu gohebiaeth ar bwnc penodol, a ddechreuodd yn y flwyddyn flaenorol, y dogfennau a gynhwysir yn y ffolder y cyfnod presennol. Yn yr achos hwn yn dangos y mynegai y flwyddyn flaenorol.

Gwneud cludwyr gwybodaeth a dderbynnir i'w cadw'n ddiogel

rheoli cofnodion archifol yn darparu nifer o ofynion ar gyfer unedau strwythurol, gan weithio gyda dogfennau papur. Gall gwneud cludwyr yn rhannol neu'n gyflawn. Mae'n dibynnu ar yr amser storio. cofrestriad llawn yn cael ei wneud mewn perthynas â dogfennau dros dro (dros 10 mlynedd), yn cynnwys parhaol, yn ogystal â'r gweithredu ar staff. Mae'n cynnwys:

1. Hardcover / folder rhwymwr.
2. Mae rhifau'r taflenni.
3. Llunio'r dudalen-dyst.
4. Ffurfio rhestr mewnol os oes angen.
5. Gwneud addasiadau i fanylion y daflen glawr. Gallant gyffwrdd enw'r fenter, rhif cofrestru'r ffolderi, dyddiadau eithafol, ac yn y blaen.

Deunyddiau ar gyfer storio dros dro, gan gynnwys gyfnod o lai na 10 mlynedd, a dynnwyd yn rhannol. Felly, ni chaniateir i gynnal y systematization o warantau yn y ffolder, rhestrau nid rhifo, peidiwch â bod o label sicrwydd.

naws

rheoli cofnodion archifol - gweithgaredd lle arbenigwyr darparu nid yn unig cludwyr gwybodaeth am ddiogelwch, ond hefyd y cyfle i weithio gyda nhw pe bai angen. I'r perwyl hwn, mae'r gweithredoedd sy'n ffurfio'r folder, ffeilio gan bedwar twll mewn clawr cardbord. Maent hefyd yn cael rwymo ystyried y posibilrwydd o ddarllen testunau, penderfyniadau, dyddiadau fisas yn yr holl bapurau.

Wrth baratoi ar gyfer grwpio pob caewyr metel yn cael eu dileu. Deunyddiau a fwriedir ar gyfer storio parhaol a sy'n cynnwys gweithredoedd arbennig o werthfawr neu heb ei fformatio yn cael eu cynnwys yn ffolderi adwyog tri-falf gyda llinynnau neu mewn blychau arbennig.

Pan fydd yn bresennol mewn dogfennau heb eu hawlio o natur bersonol (llyfrau gwaith, cardiau, cardiau milwrol, ac ati). Maent yn cael eu rhoi mewn amlen ar wahân ac yn ffeilio i weddill y deunyddiau. Ar ddiwedd y ffolder fod yn bresennol yn wag ddalen-dyst. Ar ddechrau'r y ffolder bwytho ffurflen ar gyfer rhestr eiddo mewnol. Er mwyn sicrhau diogelwch a threfn drefniant o bob dalen o bapur rhifo gyda rhifolion Arabaidd. Nid yw'r rheol hon yn berthnasol i'r dudalen, a ffurflenni tyst ar gyfer rhestr eiddo. Rhif yn cael ei roi mewn pensil yn y gornel dde uchaf.

Dalen-dyst

Mae'n cael ei wneud yn ôl y gorchymyn. Mae'n cynnwys y geiriau a ffigurau:

1. Nifer o daflenni gyda rhifo.
2. Mae nifer o dudalennau o rhestr eiddo mewnol.

Mae'r ddalen-Tystion hefyd yn nodi rhifo penodoldeb. Yn benodol, er mwyn penderfynu a oes mynegeion, codau goll, rhifau tudalennau llythrennau gyda ffotograffau gludo, tudalennau fformat mawr, ac yn y blaen. Yn ogystal, ar y daflen yn nodi presenoldeb llyfrynnau argraffu yn y ffolder, os nad ydynt wedi cael eu marcio yn y prif rhifo. Dalen-dyst vised casglwr. Dylai newidiadau dilynol yn statws a chyfansoddiad y ffolderi gael eu marcio ynddo ef gan gyfeirio at y deddfau perthnasol. Ni chaniateir gwneud dalen-dyst ar y dudalen deitl ffolder neu drosiant net y dudalen olaf y ddogfen ynddo.

rhestr eiddo mewnol

Mae'n cael ei ffurfio ar gyfer storio a chyfrifyddu gwybodaeth amser perthnasol (dros 10 mlynedd) a chynnwys parhaus. rhestr Mewnol fel a luniwyd ar gyfer busnesau a grëwyd gan wahanol fathau o ddogfennau, teitlau y mae'r cynnwys yn peidio datgelu. Dylai'r ffurflen cyflwyno data ar y rhifau cyfresol ymosodiadau yn mynegeion folder, teitlau, dyddiadau, a rhifau dudalen.

Ar gyfer rhestr eiddo mewnol ynghlwm cofnod cryno. Mae'n nodi mewn ffigyrau a geiriau nifer y dogfennau a gynhwysir ynddo, yn ogystal â nifer o daflenni sy'n ffurfio ei. Yn cymeradwyo compiler rhestr eiddo mewnol. Os ffolder yn rhwym neu styffylu afluniaidd y rhestr a luniwyd ynghlwm wrth y tu mewn i'r clawr blaen.

Dylai newidiadau yng nghyfansoddiad y deunyddiau yn cael eu hadlewyrchu yn y ffolder "Nodiadau". Yn benodol, mae'n cyfeirio at y symud, ailosod copïau papur, gan gynnwys dogfennau ychwanegol mewn ffolder. Ar yr un pryd roi i lawr cyfeiriadau at y deddfau perthnasol. Os bydd angen, yn cael ei ffurfio gan y cofnod newydd i'r daflen yn crynhoi rhestr mewnol, yn ogystal â'r arysgrif o dystion folder.