System Rheoli Dogfennau Electronig (EDMs) bod nodweddion ac argymhellion o'r fath

Tan ychydig flynyddoedd yn ôl am y system rheoli dogfennau electronig y cyfeirir ato fel ddyfodol disglair. Heddiw, maent yn cael eu defnyddio'n eang mewn mentrau preifat a chyhoeddus. Ond yn bwysicaf oll, bod y galw yn tyfu yn y SED. Beth yw system rheoli dogfennau electronig a sut mae'n gweithio, ystyriwch yr enghraifft o'r system Rwsia gyfredol.

rhagofynion

Er mwyn deall yn well sut mae'r rhaglen EDS, mae angen i chi ystyried y cysyniadau a'r amcanion sylfaenol. Yn ffactorau allweddol sy'n pennu dewis o un system neu'r llall.

Os gall y mudiad yn gweithredu mewn rheolaeth ffurfiol, yr angen yn y ddogfen ddim. Gyda dyfodiad y prosesau busnes, mae angen am fecanwaith rheoli gyda chymorth y dogfennau a archebwyd. Os nad ydych yn cymryd rhan mewn trafodion mewn modd amserol, byddant yn dechrau i adeiladu a mynd ar goll.

Fel arall, mae siopa papur, cynllun storfa ffeiliau arbennig ar y gweinydd. Ond mae'n gweithio yn hir. Gyda mwy o gyfrolau o alw cynyddol am storio gwybodaeth a synchronization.

Mae cyfyng-gyngor: a ddylid defnyddio i storio hen bapur neu SED. Yr hyn sy'n bwysig Gellir cael drwy'r system electronig? Gwella effeithlonrwydd y sefydliad.

effaith economaidd

Gellir effeithlonrwydd gweithredol yn cael ei gynyddu mewn dwy ffordd: yn lleihau costau neu gynyddu'r canlyniadau. Gall dogfennau DMS gyflawni dwy gôl ar yr un pryd. Hynny yw, cyflwyniad y system yn caniatáu i sefydliad i wario llai, ond yn ennill mwy.

lleihau costau yn cael ei wneud drwy leihau costau papur, amser uwchben, gyflymu'r broses o gyfnewid gwybodaeth, newidiadau mewn diwylliant corfforaethol.

Er mwyn gwerthuso effeithiolrwydd sy'n darparu'r rhaglen EDS, mae angen i chi gyfrifo cost y gwaith ar ddylunio dogfennau papur. cwmnïau ymgynghori Amcangyfrif, gweithrediadau o'r fath yn meddiannu 20% o'r amser. Mae'r system o fiwrocratiaeth Rwsia, mae'n cymryd hyd yn oed mwy na hynny - 60% o'r amser. Bydd cyflwyniad y DHW yn lleihau costau hyn o leiaf 10 gwaith.

rheoli swyddfa a rheoli dogfennau

Mae'r ddau derm yn gysylltiedig. Gwaith papur - term sy'n cyfeirio at set ffurfiol o reolau i weithio gyda dogfennau. Gall rhai systemau ei ffurfweddu SED dan y rheolau yn y swydd, ond mae systemau hynny ar sail y sydd eisoes wedi ffurfio gwaith papur.

Y ddogfen hon yw'r uned wybodaeth storio yn EDS. Llif Gwaith yn cael ei gynhyrchu o amrywiaeth o ffynonellau: systemau eraill, ceisiadau, e-bost, ond yn gyntaf ac yn bennaf - o bapur sganio. Felly, sganwyr ac offer arall yn annatod rhan o'r ddogfen hunanwerthusiad. Mae'r siopau system holl ddogfennau yn eu hanes, yn darparu ar gyfer y sefydliad y mudiad, yn cario gyda hwy prosesau busnes.

Yn sail o'r fath yw'r penderfyniad, y gorchymyn a threfn EDS. Drwyddynt, a gan y rheolwyr sefydliad. Unrhyw ddogfen a gyflenwir gyda'r "Help". Gosod gaeau ar y ffurflen yn dibynnu ar y math o ddogfen. Mae'r wybodaeth system yn cael ei storio mewn cronfa ddata ar gyfer pob maes y cerdyn.

Mae swyddogaethau a thasgau y DHW

rhaglen rheoli dogfennau wedi'i chynllunio i ddatrys y problemau hyn:

• systematization o waith gyda dogfennau.
• creu dogfennau o dempledi, storio cofrestru;
• awtomeiddio cyfrifyddu;
• dosbarthu dogfennau.

Gadewch i ni edrych yn ofalus y swyddogaeth SED. meddalwedd rheoli dogfennau yn cael ei ddefnyddio i:

• creu cardiau.
• ffurfio testun y ddogfen;
• storio data ar ffurf pdf neu air ms;
• hawliau mynediad defnyddwyr rheoli;
• creu llwybrau;
• dogfennau rheoli traffig;
• anfon hysbysiadau, nodiadau atgoffa;
• cofnodi, cyfeirlyfrau, dosbarthwyr;
• ffurfio cyfarwyddiadau;
• Chwilio a llofnodi dogfennau;
• adroddiadau cynhyrchu.

Ar gyfer nodweddion system gyfan yn cynnwys:

• gwaith o bell gyda dogfennau;
• Defnyddiwch y gronfa ddata i storio data;
• gwaith ar y pryd gydag EDS;
• diogelwch drwy tystysgrifau, codau bar, a phersonol.

Manteision ac Anfanteision

Mae'r newid i EDS wedi mwy o fanteision nag anfanteision. Fodd bynnag, gall y prosiect ei drefnu yn iawn dinistrio'r holl fanteision awtomeiddio. Dylai nodau gweithredu EDMs fod yn gyraeddadwy. Mae'r manteision yn cynnwys:

• storio strwythuredig canolog o wybodaeth;
• yr un ymagwedd tuag at greu a phrosesu dogfennau;
• ddefnyddio templedi;
• chwilio;
• archwiliad mynediad.

Yr anfantais yw y costau cychwynnol uchel a gwaith manwl ar hyfforddiant y defnyddiwr.

prosesau trin dogfennau

Mae'r dogfennau electronig EDMs yn pasio trwy nifer o gyfnodau, yn y cwrs o ba ddogfennau yn cael eu neilltuo i rai eiddo. Prosesu yn cael ei wneud â llaw ac yn awtomatig. Yn yr ail set achos:

• yr amodau y pontio rhwng cyfnodau;
• gwahanu'r llwybr;
• cylchoedd prosesu;
• rhedeg is, amseryddion, gweithdrefnau prosesu;
• swyddogaethau defnyddiwr diffiniedig.

Mathau o driniaethau:

• Creu dogfen.
• Golygu.
• Ailenwi.
• Symud.
• Arbed.
• Indexing.
• Dileu.

EDS ar gostau

Ni all llif gwaith llawn gweithredu heb weinydd drwydded, addasu cyflawn a hyfforddiant yr holl ddefnyddwyr. Mae pob un o'r elfennau hyn yn gofyn am wariant arian parod mawr. Yn ogystal, ni ddylem anghofio ymwneud ag integreiddio EDS gyda eraill systemau, diweddaru cronfeydd data a meddalwedd, ymgynghori gwasanaethau technegol cefnogaeth a chynnal a chadw eraill chostau.

Gweithredu SED

Gall gweithredu'r prosiect gymryd sawl mis. Roedd y broses yn dibynnu ar faint o dogfennol brosesau a ariannol, sefydliadol ac adnoddau galluoedd. Gweithredu yn cael ei wneud ar y algorithm o'r fath:

• creu gweithgor, penderfynu ar y pen;
• diffiniad o nodau ac amcanion;
• arolygu prosesau dogfennaeth sy'n bodoli eisoes;
• datblygu manylebau technegol;
• dewis o EDS;
• casgliad o gytundeb ar y EDS ar waith;
• datblygu a chymeradwyo rheoliadau gwaith;
• gwiriwch y llenwad cychwynnol o gyfeiriaduron;
• prawf rhagarweiniol EDS;
• hyfforddi staff;
• gweithredu'r prawf y EDS;
• dadansoddiad o ganlyniadau'r ymgyrch prawf;
• cywiro gwall;
• gweithrediad llawn y ddogfen hunanwerthusiad.

cyflwyno'r gwall

Dylid rhoi sylw arbennig i'r prosesau hynny sydd angen presenoldeb dogfen bapur. Y prif camgymeriad - yn dyblygu dogfen bapur electronig. Mae hyn yn cymhlethu'r gwaith ac yn achosi agweddau negyddol at awtomeiddio. Ar gyfer y gwaith o greu gwaith deuol nad oes unrhyw un yn talu ar waith. Mae angen i ni adeiladu prosesau awtomataidd heb ddyblygu. Yr ail gamgymeriad - y unpreparedness personél. Mae'r rhan fwyaf aml, prosesau newydd yn cael eu hystyried gyda gelyniaeth. Felly, mae'n rhaid i ni egluro i weithwyr pam ei gyflwyno sed, fel eu bod yn fwriadol yn mynd i'r broses hyfforddi.

technoleg storio dogfennau

Mae'r dogfennau electronig EDS yn cynnwys priodoleddau, yn seiliedig ar ba cael ei chwilio, dosbarthiad a grwpio adroddiadau adeiladu. Weithiau dogfen yn cael ei greu gan dempled, weithiau - drwy drosglwyddo'r data o'r gronfa ddata. Priodoleddau yn cael eu storio mewn tablau. Mae'r ffeil ei hun ei osod yn y ffolder storio, y wybodaeth gan ei fod - yn y gronfa ddata cyfeiriadur. Mae mynediad at y data yn cael ei sicrhau yn unig defnyddwyr y system EDMs.

Beth yw sganio ffrwd?

Llif prosesu dogfennau, ac yna gosod y samplau yn y ffeil gyflawni drwy ddefnyddio sganwyr. Yn ystod y broses sganio gall greu cod bar ar y ddogfen a'i gofrestru yn y gronfa ddata yn awtomatig ac wedyn yn canolbwyntio ar lwybr penodol.

OCR

Mae'r system rheoli dogfennau electronig DMS yn trosi delwedd electronig o'r ddogfen yn y fformat o luniau jpeg neu ffurf testun. Mae'n defnyddio meddalwedd arbennig fel cais standalone neu ESCOM.BPM integredig yng SED. Beth yw ESCOM.BPM? gydnabyddiaeth hon dogfennau y rhaglen, teipio gyda gwahanol ffontiau. Dylid nodi, fodd bynnag, bod ceisiadau annibynnol mwy o nodweddion a hyd yn oed yn cydnabod testun mewn llawysgrifen.

codau bar

Mae'r dechnoleg hon yn darparu set o weithdrefnau ar gyfer sefydlu a chymhwyso cod bar graffigol ar y ddogfen. Mae cod bar unigryw yn cael ei gynhyrchu drwy'r gweinydd system. Mae'n darparu ar gyfer adnabod y ddogfen, ei chwilio cyflym ar sail safleoedd dosbarthu a storio. Wrth gofrestru dogfen wedi ei argraffu ar y label y cod bar sy'n cyfateb i'r dynodwr cardiau electronig. Mae'n cael ei gludo i'r fersiwn papur o'r ddogfen.

EDS

llofnod digidol yn caniatáu i wirio cywirdeb y ddogfen a data immutability. Llofnodi yn cael ei wneud drwy ddefnyddio meddalwedd ac allweddi cryptograffig - tystysgrif. Mae'r olaf yn ffeil mewn fformat arbennig sy'n cael ei hadfywio yng nghanol cyhoeddi'r drwydded. Er mwyn sicrhau y dylai diogelwch y wybodaeth yn cael ei storio tystysgrif ar gerdyn smart neu allwedd I-Token. Maent yn cael eu diogelu gan PIN-god. Os yw'r PIN ei gofnodi sawl gwaith yn anghywir, yna bydd y dystysgrif yn cael ei blocio yn awtomatig.

Llawn-destun a chwilio priodoledd

Chwilio priodoledd yn cael ei berfformio gan ddefnyddio ffurflen arbennig o sawl werthoedd y cae cardiau. Er enghraifft, mae'r maen prawf "gwrthbarti" yn darparu data chwilio yn y maes "Derbynnydd" neu "Anfonwr". Mae'r system yn cymharu â'r meini prawf cofnodi gan y data yn y cardiau ac yn storio'r canlyniad yn y cardiau hynny, sydd wedi bod yn cyd-ddigwyddiad. Mae'r chwiliad yn perfformio gan gymryd i ystyriaeth y gemau union neu'n rhannol.

chwilio testun llawn yn cael ei wneud yn ôl y data yn y ddogfen, gan gynnwys ffurflenni geiriau drwy gronfa ddata offer adeiledig mewn, megis MS SQL GWEINYDDWR, ORACLE. Ar gyfer dylai'r ffeiliau chwiliad llawn yn cael eu cofnodi ar y gronfa ddata ar ffurf dogfen (doc), tablau (xls), cyflwyniadau, adroddiadau.