I ofynion ystafell archif. Mae'r rheolau sylfaenol o sefydliadau Archives

Gall yr archif fod ar ffurf uned strwythurol ar wahân o sefydliad neu fod yn rhan annatod o fywyd swyddfa. Mae hyn yn dibynnu ar faint o ddogfen sy'n bodoli eisoes.

Sut i drefnu ei

Creu archif o unrhyw fusnes neu sefydliad yn gofyn cyfres o fesurau penodol:

1. Mae angen i chi ddewis y lle storio priodol ar gyfer storio dogfennau a chyfarparu'r iawn.
2. Dylid bod yn ofalus i greu amodau sy'n cyrraedd y safon.
3. Mae'n angenrheidiol i arfogi gyda'r safbwynt technegol - i brynu a gosod yr offer angenrheidiol ar gyfer yr archif.
4. Mae'r ystorfa yn siŵr o gael eu trefnu gweithdrefn ar gyfer trefnu archifo holl ddogfennau angenrheidiol.
5. Rhaid iddo gael ei ddatblygu a'i gymeradwyo gan y fframwaith rheoliadol yr uned.

Gweithredu mesurau hyn yn sicrhau diogelwch y dogfennau archif ac yn eu cadw yn y cyflwr angenrheidiol.

Pwy yw'r archifydd

A beth yw'r gofynion yn cael eu ar gyfer y gweithwyr a fydd yn cael cymryd rhan yn y sefydliad yr archif a storio rhagor o ddogfennau? Gallant fod yn swyddi cyfuno a'u ceidwad, er enghraifft, ysgrifennydd neu derbynnydd?

Archifydd - arbenigwr sydd â'r dasg o drefnu gweithgareddau archifol. Ar gyfer diogelwch y dogfennau a ymddiriedwyd iddo, ei fod yn dwyn cyfrifoldeb llawn. Nid yw ei gwaith yn bosibl heb basio gyfarwyddyd penodol neu hyd yn oed (os oes angen) internship yn y sefydliad yr Archifau Gwladol.

Gall ei swyddogaethau yn cael eu trosglwyddo i weithiwr arall sy'n gweithio'n rhan-amser. Yn nodweddiadol, mae'r cyfrifoldebau archifydd cael eu neilltuo i'r gweithiwr unigol yn yr achos os yw'r swm a adneuwyd gyda'r ddogfennaeth yn ddigon mawr. Mewn sefydliadau mawr, staffio swydd ar wahân ar gyfer y diben hwn. Yn yr achos hwn, fodd bynnag, ei fod yn arfer cyfansoddi disgrifiad swydd sy'n nodi y mathau o waith a ymddiriedir i'r archifydd, yn ogystal â'i hawliau a dyletswyddau.

Y prif beth - y weithdrefn

Achosion a drosglwyddir i'r sefydliad archif yn ôl graffeg a ddatblygwyd yn arbennig. Mae ei llun wedi i'w cytuno gyda phenaethiaid pob un o'r adrannau, a fydd yn trosglwyddo y dogfennau a'u cymeradwyo gan y archifydd. Ers y dogfennau sy'n gweithio yn yr archif yn cael eu storio yn unig, ond hefyd yn ei ddefnyddio o bryd i'w gilydd, penderfynu ar y rheolau eu cyhoeddi (os yn berthnasol) cyflwyno ceisiadau yn eich sefydliad, yn ogystal â rhanddeiliaid allanol.

Cyflwyno dogfennau i'w dathlu mewn rhai llyfrau cofrestru. ceir gofynion, gorchmynion, yn gweithredu ar drosglwyddo achosion i'r defnydd dros dro o weithdrefnau drydydd partïon ar gyfer y broses gofrestru (ymhlith eraill gall y rhain gynnwys swyddfa a llys yr erlynydd). dogfennau a gyhoeddwyd ar gyfer hyd at fis ei weithwyr ei hun, a hyd at dri mis - cynrychiolwyr o strwythurau parti.

Mae'r rheolau sylfaenol o sefydliadau Archives

Actau archif, yn ogystal ag unrhyw uned strwythurol ar sail darpariaethau arbennig, a gymeradwywyd gan y rheolwyr. Gweithwyr ohono yn eu gwaith yn cadw at eu disgrifiadau swydd eu hunain. Mae'r darpariaethau a fabwysiadwyd gan y cwmni, yn gosod allan y rheolau sylfaenol o'r archifau (statws y mesur swyddogaethol o hawliau a chyfrifoldebau a chyfansoddiad y ddogfennaeth ofynnol). Yn ôl ei tasgau sylfaenol yn cynnwys:

1. Ategu archif o ddogfennau, cyfansoddiad a restrir yn adran ar wahân o'r Rheoliadau.
2. Cadw cofnodion o ddeunyddiau a'u cadw'n ddiogel.
3. Datblygu at y dogfennau sydd ar gael hyd i gymorth.
4. Yn eich galluogi i ddefnyddio'r weithdrefn ei storio yn y deunydd archif.

Os oes gan eich sefydliad ddogfennau a allai fod yn berthnasol i'r Gronfa Archifol o Ffederasiwn Rwsia, ac yna paratoi ac yn eu cyflwyno ar gyfer storio parhaol yn y cyflwr storio yn un o'r problemau allanol yr uned strwythurol.

ei ymarferoldeb

swyddogaeth archif yn systematig yn deillio o'i dasgau. Y prif rai yw y canlynol:

1. Cadw rhestrau o eu ffynonellau eu hunain o gaffael, hynny yw, sefydliadau neu unedau busnes.
2. Cymerwch ohonynt yn drefnus y dogfennau i'w cadw'n ddiogel.
3. Cymryd i ystyriaeth y deunyddiau a sicrhau eu diogelwch llwyr.
4. Ffurfio a chynnal system cymorth ar-lein, yn ymwneud â'r dogfennau archifol.
5. Cynnal rheoli gwasanaeth gwybodaeth a'r holl unedau strwythurol y sefydliad.
6. Trefnu y mater a defnyddio dogfennau yn unol ag anghenion unigolion a sefydliadau eraill, i ystyried a dadansoddi'r broses o ddefnydd.
7. Paratoi datganiadau ac ymatebion swyddogol i ddinasyddion yn gofyn am natur gymdeithasol a chyfreithiol.
8. Cynnal gweithgareddau ar yr archwiliad o werth dogfen, trefnu, trosglwyddo trafodion gyda'r bwriad o storio parhaol yn yr archif trefol neu wladwriaeth (yn yr achos pan fydd y sefydliad yn un o'r ffynonellau uchod o gaffael archifau).
9. Gwiriwch y cywirdeb y ffeiliau ffurfio ac archif mewn caffael ffynonellau - yn eu hunedau strwythurol eu hunain a sefydliadau eraill.
10. I drefnu gwaith ar gadw'r gyfundrefn enwau menter busnes.
11. Darparu cymorth ymarferol a methodolegol â dogfennaeth pob israniad strwythurol.
12. Cymryd rhan yn y gwaith o ddatblygu archifau a rheoli cofnodion.
13. Cymryd rhan yn y digwyddiadau a gynhelir at ddibenion hyfforddi archifyddion a gweithwyr mewn swyddi sy'n gysylltiedig i ddogfennu rheoli.

Ble i osod

Gadewch i ni yn awr yn ystyried yr hyn sydd yno i ofynion ystafell archif. Y pwysicaf o'r hyn y dylid ei ystyried, - i'w osod mewn unrhyw achos Ni chaniateir yn yr adeiladau o'r hen adeiladau chymeriad adeiladau pren, a all fod yn amrwd, nid yn unig yn y brif ystafell, ond atig gyda isloriau, yn ogystal ag mewn adeiladau, wres stôf.

Os bydd yr un strwythur yn ei gyfanrwydd yn cael ei addasu ar gyfer storio dogfennau papur, yna archif o reidrwydd yn golygu ystafell ynysig.

Os yw eich sefydliad yn y dyfodol agos yn bwriadu sefydlu ei archif ei hun, dyma byddwch yn cael cyfle i ymgyfarwyddo â'r rhestr o ofynion y mae'n rhaid eu hystyried yn y broses baratoi. Felly, beth yw'r prif ofynion i'r ystafell archif, y mae ei genhadaeth - i storio'r holl ddogfennau angenrheidiol yn ofalus ac yn ddiogel?

Mae rhestr o'r hyn sydd ei angen i fod ar gael

1. Archif.
2. Mae'r ystafell wedi'i gynllunio ar gyfer derbyn dogfennau, storio dros dro a cynefino.
3. Yr ystafell lle bydd y dogfennau yn cael eu defnyddio.
4. ystafell gweithredu (neu ystafelloedd) i weithwyr.

Pan na fydd y gofod yn ddigon ...

Yn yr achos lle nad yw'r gofod ystafell ffeil yn caniatáu i'r posibilrwydd o gipio dano dylai nifer o ystafelloedd sengl gofod pwrpasol yn cael ei rannu i mewn i barthau gwahanu gan barwydydd. Y gofyniad sylfaenol, y mae'n rhaid ei glynu gaeth at yn yr achos hwn - hynysu o un storfa lleoliad arall o ddogfennau a gweithio gyda nhw.

Mae ystafell ar wahân neu hadeiladu a'u haddasu fel adeilad storio dogfennau a ddefnyddir fel copi wrth gefn yn arbennig, mae'n ofynnol i gael ei dynnu oddi ar wrthrychau yn cario risg o ran y posibilrwydd o dân. Fel y gellir ei grybwyll yn enghraifft meysydd parcio, garejys a gorsafoedd petrol. Yn agos at yr adeilad neu'r safle archif beidio â bod yn wrthrychau sy'n gwasanaethu fel ffynonellau o lygredd aer.

Yn ddelfrydol, dylai'r ffeiliau yn cael eu gosod bob amser mewn ar wahân, a ddynodwyd yn unig ar gyfer yr adeilad hwn a adeiladwyd gyda'r holl reolau a rheoliadau angenrheidiol. Ond, yn anffodus, y realiti yn arddweud ei delerau, ac yn y rhan fwyaf o sefydliadau, dogfennau yn cael eu storio yn y cyfleusterau sy'n bodoli eisoes, trosi ac addasu ar gyfer y diben hwn.

Bod yr hawl i siarad

Gyfarwydd â'r gofynion rheoliadol i'r adeiladau ac eiddo o'r archif. Maent fel a ganlyn:

1. Mae'n ofynnol i'r adeilad, sydd i fod i gael dyfodol storio i gyfeirio at nifer y gweinyddol. Mae'n cael ei gwahardd yn llym i osod yr archif lle mae gwasanaethau arlwyo, warysau bwyd, siopau o'r categori o sylweddau fflamadwy ac ymosodol, yn ogystal â thechnoleg cemegol perthnasol cymhwyso.
2. Heithrio ei roi mewn ystafell heb wres a lle na chydymffurfir â gofynion hylendid. Ar y annerbynioldeb archifau adfeiliad adeiladau a grybwyllir uchod.
3. Mae'n arbennig o bwysig i gydymffurfio â gofynion tân ar gyfer yr ystafell archif. Ei fod yn ddiogel ar gyfer tân posibl - un o'r prif amodau storio yn ddiogel o ddogfennau. Ym mis Ionawr 2009, cyhoeddodd y Weinyddiaeth Ddiwylliant o Rwsia gorchymyn Rhif 3 mabwysiadu cyfres o ofynion rheoliadol a nodir yn y rheolau arbennig o ddiogelwch rhag tân y llywodraeth Ffederasiwn Rwsia ac archifau trefol. Pan fydd y ddyfais y rheoliadau storio ddogfen y mae'n ofynnol i gael eu harsylwi yn ddi-ffael.
4. Mae dyluniad yr adeilad yw sicrhau y mae'n amhosibl llifogydd. Mae'n ofynnol i'r ystafell i gael allanfa argyfwng. Mewn unrhyw achos rhaid pasio drwyddo prif bibell (dŵr sy'n dwyn neu nwy).

A yw'n bosibl i ffeilio lleoliad yn yr islawr?

Nid ydym yn argymell gosod storio archifol yn yr ystafell islawr, lloriau uchaf neu newidiadau fel atig o'r fath.

Mewn argyfwng gall fod eithriadau i'r rheol hon. Maent yn cael eu derbyn pan yr islawr sych ac wedi'i wresogi yn dda, offer gyda awyru mecanyddol, sy'n gallu i ddarparu ar gyfer awr neu ddwy breathability driphlyg. Archive for llofft neu atig yn bosibl yr amod bod yr amodau tymheredd a lleithder priodol.

Gofyniad pwysig iawn ar gyfer safleoedd archif mewn perthynas â'r ddyfais gwifrau. Mae'n rhwym arno i'w gael ei gau gyda socedi aerglos. Rhaffau o offer trydanol cludadwy yn cael eu darparu gyda inswleiddio rwber. ni ddylid eu gosod dan do neu storio cyffredin o torwyr cylched llawr.

Y dewis nad ydynt yn tynnu llwch a deunyddiau nad ydynt yn cyrydol fel deunyddiau adeiladu ar gyfer gorffen cadwrfeydd archifol. Rhaid system diffodd ei gyfarparu â modd o niwtral, yn ddiogel ar gyfer dogfennau. Ni chaniateir defnyddio'r tân yn y siop, yn cynnwys gwresogyddion neu bethau estron le.

i grynhoi

Ar ôl gostyngiad yn y maes a ddewiswyd yn cydymffurfio â'r holl ofynion uchod i'r ystafell archif, wneud penderfyniad terfynol ar addasrwydd neu anaddasrwydd ar gyfer eu defnyddio. Cymerwch penderfyniad o'r fath ar ôl gwirio yr orsaf iechydol ac epidemiolegol posibl a'r Goruchwylio Tân Wladwriaeth. Gellir Mae'r archif yn cael eu gosod lle bynnag ei drefnu dim ond ar ôl y weithdrefn yr archwiliad manwl.

Ei ddiben - i egluro'r ystafell tân a phenderfynu ar y lefel briodol, i archwilio'r gwydnwch strwythurol mawr, yn sicrhau cryfder y gorgyffwrdd rhwng lloriau wrth gyfrifo y llwyth posibl (offer ar gyfer yr archif a phwysau'r y dogfennau eu storio), gwirio argaeledd a statws presennol y systemau awyru a gwresogi.

Yn yr archwiliad cymryd rhan fel cynrychiolwyr y sefydliad (fel arfer y gweithwyr y archif dyfodol), a gweithwyr o'r holl wasanaethau perthnasol - .. Adeiladu, tân, diogelwch, ac ati Mae'r canlyniadau'r archwiliad yn cael eu hadlewyrchu yn y gwaith o baratoi'r weithred derfynol.