Rheoli dogfennau - mae'n gyswllt pwysig yn y swydd

O dan y ddogfen i ddeall y rheolau y llofnodi atebion ymlaen llaw o fewn y fenter neu'r sefydliad o'r eiliad y maent yn cyrraedd i storio archifol. Mae sail y cysyniad hwn yw cynhyrchu y ddogfen, ei ystyried trosglwyddo gyrff gweithredol, gwneud y trefniadau ar gyfer gweithredu, ardystio, cofrestru, eu hanfon ar gyfer storio.

Mae'r broses hon, sy'n cymryd i ystyriaeth symudiad ddogfen yn achos gyda chyflymder y symudiad yn yr achosion hyn. rheoli dogfennau - proses y mae'n rhaid ei gydbwyso gyda'r gweithgareddau gwybodaeth y cyfarpar gweinyddol, y dogfennau pob atebion unigol, storio dogfennau sydd newydd gyrraedd.

Mae nifer fawr o ddiffygion yn y gwaith o reoli nifer o ddyfeisiau sy'n gysylltiedig yn unig â'r sefydliad gwael y symudiad o ddogfennau. Er enghraifft, mae'r broses cylchrediad ddogfen atebion rheoli cynnwys y tair elfen angenrheidiol:

• cefnogaeth gwybodaeth i'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau (mae hyn yn cynnwys gwybodaeth ddibynadwy yn cadarnhau cywirdeb y penderfyniad);
• dogfennaeth o atebion (dogfen gweinyddol);
• rheolaeth dros y gweithredu (sy'n cynnwys y corff y gwaith arfaethedig, dulliau o berfformio'r dasg, gadw at delerau ac amodau).

Fel y gellir gweld o'r enghraifft uchod, y ddogfen - a chasglu gwybodaeth, yn seiliedig ar ba bydd penderfyniad yn cael ei gyhoeddi statws; paratoi atebion, gan gynnwys golygu, cydlynu, paratoi hyd at gymeradwyo. Mae pob un o'r camau hyn yn gofyn am symudiad dogfen, nid yn unig rhwng y israniadau strwythurol y fenter, ond hefyd rhwng perfformwyr, yn amrywio o dechnegwyr, arbenigwyr, gan orffen gydag arweinwyr. Y casgliad o'r enghraifft hon yw bod yr uchaf yw'r cyflymder symudiad o ddogfen, yr uwch yn y ansawdd ei gweithredu ar bob cam, y gorau y cwmni sy'n rheoli'r broses yn ei chyfanrwydd.

Mae'r term ei hun yn ymddangos yn y llenyddiaeth yn y blynyddoedd 1920. Yna, roedd yn credu bod y ddogfen - yw'r sefydliad o waith, gyda'r nod o drefnu rhesymegol y cyfarpar wladwriaeth yn ei gyfanrwydd, y dosbarthiad o gyfrifoldebau ymhlith y gwahanol perfformwyr a gwasanaethau. Yn 1931, yr ymgais cyntaf i reoleiddio'r wisg gwnaed sefydliad technoleg rheoli egwyddorion rheoli cofnodion. Eu gosod allan y rheolau y mae'n rhaid eu gwneud i'r dderbynfa a chyflwyno dogfennau, rheolau gorfodi, rheoleiddio ei llofnodi. Mae'r camau nesaf datblygiad yr economi a gafwyd rheoleiddio deddfwriaethol y fath beth â rheoli cofnodion, lle mae'r pwyslais ar weithrediadau technegol unigol. meddalwedd llif gwaith Nid yw gweithredoedd deddfwriaethol hyn ei grybwyll, er mewn gwirionedd mae'n dod i lawr dim ond mewn pryd ar gyfer trefnu dogfennau symud. Ers 1974, cafodd ei lofnodi gan y brif ddogfen rheoleiddio broses gyfan o waith papur, sy'n gweithredu hyd heddiw.

Gelwir y ddeddf yw "System Wladwriaeth Unedig yn y swydd" (EGSD), pwyntiau sy'n cael eu neilltuo ar gyfer y sefydliad o symudiad o ddogfennau, dulliau technolegol o brosesu a chymhwyso o'r rheolau. Yn y casgliad hwn, mae'n llunio y rheol sylfaenol: ". Ddogfen - symudiad cyflym y offeryn ar y ffordd fwyaf cryno, yn cynnwys isafswm amser a llafur" Dim ond drwy ymarfer Mabwysiadu rheolau, gallwch ddisgwyl gwelliant mewn safonau byw pobl, twf yr economi y wladwriaeth.

I gyflawni'r nodau hyn mae angen i arweinwyr smart, disgybledig, yn gyfrifol, y mae cyflwyno llif gwaith yn seiliedig ar EGSD, mae'n fater o anrhydedd a chydwybod.