Llif Gwaith yn y fenter. Dogfen Rhaglen Rheoli a chadw cofnodion

awtomeiddio llif gwaith yn fesur troi at bron bob busnes modern. Mae hyd yn oed cwmnïau bach yn gweithio gyda màs o wahanol ddogfennau, gan gynnwys llythyrau, cyllidebau, anfonebau, contractau a phob math o ofynion. Mae ar gyfer y rheswm hwn fod bron pob sefydliad modern yn ceisio defnyddio mesur hwn fel llif gwaith, a ddarperir ar draul cyflawnrwydd a chadw data, pa mor hawdd o ddod o hyd a chadw gwybodaeth amrywiol, ac yn cyfyngu ar y optimeiddio yr amser sydd ei angen ar gyfer ei gymeradwyo.

Pam gwneud hyn?

Mae bron unrhyw weithwyr y cwmni yn treulio llawer o amser yn ceisio dod o hyd i'r wybodaeth gywir, ac ystadegau huawdl yn dweud ei bod yn cymryd tua hanner yr amser yn gweithio. Fel mae'n digwydd hefyd bod yn rhaid i chi ail-greu o'r newydd yn lle ail-ddefnyddio unrhyw ddogfennau sy'n bodoli "rhywle". Mae'n safon yn sefyllfa lle y testun gwreiddiol o cytundeb yn gyfreithiwr yn y cyfrifiadur, a cylchgrawn gofnodion ar y gwarantau sy'n cyd-fynd â'r gweithredu contractau ddienyddio yn y system gyfrifo, biliau ac yn gweithredu yn cael eu cynnwys yn yr adran ariannol ar ffurf papur, a gohebiaeth yn ymwneud â chynnal y cytundeb mae gwaith ar y gweithwyr blychau post electronig. Mae hyn yn "gwasgariad" gwybodaeth yn hynod niweidiol i ddiogelwch, cywirdeb a chysondeb, mae mewn sefyllfaoedd o'r fath mae gwirioneddol awtomeiddio llif gwaith.

Trwy gyflwyno systemau gwybodaeth arbenigol datrys y rhan fwyaf o broblemau prif. Er enghraifft, mae rhai o'r system gyllidebu yn darparu'r gallu i greu system o gyllidebau rhyng-gysylltiedig, ac yna ffurfio a storio gwahanol fersiynau o ddogfennau o'r fath, yn ogystal fel arwydd o'u statws. Felly mae'r broblem wedi'i datrys dogfen y gyllideb yn rhannol gan y defnydd o systemau o'r fath.

Ond peidiwch ag anghofio bod y fframwaith presennol cyllidebol, yn ogystal â cyfrifo a ERP-system yn y mwyafrif llethol o achosion yn gweithio gyda gwybodaeth strwythuredig, hy y math o ddata y gellir eu creu a'u cadw ar ffurf tabl. Yn ôl y rhan fwyaf o arbenigwyr, y cyfanswm o ddata o unrhyw wybodaeth fusnes strwythuredig modern yn darparu dim ond 20%, tra bod y gweddill yn cynnwys e-bost, dogfennau testun, adroddiadau amrywiol o drafodaethau a chyfarfodydd, delweddau, ac ati Yn aml iawn, heb gynnal gwybodaeth anstrwythuredig astudiaethau syml, nid oes modd gwneud kontektsta asesu arferol, sydd eisoes yn bresennol strwythuredig. Storio, casglu a phrosesu dilynol o ddata o'r fath yn cael ei ddarparu gan y defnydd o fesurau megis y llif gwaith, a rheoli cynnwys gwybodaeth am gwmni systemau.

Beth yw e?

Gyda chymorth y system rheoli dogfennau electronig yn darparu sefydliadau o unrhyw ryngweithio rhwng y gweithwyr o sefydliad ar sail y dogfennau a gyflwynwyd. Eto 1C ddogfen hon yn darparu ar gyfer creu dogfennau, y posibilrwydd o eu symud ar y sefydliad ac yn cynnal rheolaeth dros cyflawni dogfennau a'r prosesau a ddisgrifir gan eu defnyddio. Felly, mae'r dogfennau electronig yn darparu rhif y cwmni enfawr o fanteision, cyfieithu ei gwaith mewn gwirionedd yn lefel newydd.

Mae pob un ddogfen yn y system electronig yn cael ei nodweddu gan set gyfan o fanylion sy'n nodweddu ei unigryw (y cyfeirir atynt yn aml fel setiau o'r fath o gardiau). Efallai y bydd y cerdyn yn cynnwys amrywiaeth o wybodaeth, gan gynnwys y math o ddogfen, dyddiad ffurfio a newid, yr awdur, yn ogystal â lle storio a llawer mwy. Yn y system rheoli dogfennau yn y dyfodol yn darparu storio ac adfer y dogfennau angenrheidiol yn unol â'r manylion sydd wedi cael eu pennu yn y cerdyn.

cyfleoedd

rheoli dogfennau electronig yn rhoi sefydliadau nid yn unig yn llawer o fanteision, ond mae hefyd yn agor llawer o bosibiliadau newydd, sydd hefyd yn bwysig.

rheoli canolog

Ni waeth pa mor fawr yw'r hyn neu y system rheoli dogfennau fenter yn caniatáu ar gyfer newid cyflym ar ffurf dogfennau cylchredeg arno. Er enghraifft, i newid y ffurflen gais ar gyfer unrhyw un o gostau'r gwahanol ganolfannau cyfrifoldeb yn unig i wneud rhai addasiadau i'r templed yn ddigon y cais, sydd eisoes yn cael ei storio yn y system. Ar ôl hynny, ni fydd gweithwyr sy'n llenwi'r cais o'r fath yn gallu defnyddio'r ffurflenni darfodedig ddogfennaeth, gan fod y cais yn cael ei llenwi a'i hanfon drwy'r system.

Cefnogi cylch bywyd dogfennaeth

Mae pob dogfen a fydd yn rhoi i fyny ac i brosesu mewn unrhyw fenter, o reidrwydd yn mynd drwy sawl cam a osodwyd. Er enghraifft, pan ddaw at y gyllideb gorfforaethol, mae angen yn gyntaf i wneud, ac yna cymeradwyo a gweithredu ar adegau penodol. Ar ôl hynny, gwahanol perfformiad gwirioneddol a gynlluniwyd o'r gyllideb destun dadansoddiad trylwyr a'i anfon at yr archif. Yn 1C ddogfen hon yn rhoi rheolaeth dynn dros gylch oes dogfennau, gan gymryd i ystyriaeth ofynion sylfaenol yr amgylchedd corfforaethol, yn ogystal â rheolau cyfreithiol amrywiol a safonau'r diwydiant o fusnes y cwmni.

Gwaith Tîm

system rheoli dogfennau electronig yn darparu llawer mwy na dim ond sefydliad o waith ar y cyd ar ddogfennau, ac yn bresennol yn arbenigwyr sydd mewn gwahanol swyddfeydd neu hyd yn oed mewn dinasoedd gwahanol.

Mae'r system yn storio nifer ddigon mawr o fersiynau o'r un ddogfen, yn ychwanegol i gyfarwyddo a newid, gallant anodi'r data, hynny yw, ychwanegu atynt rhai sylwadau a nodiadau, heb effeithio ar y wybodaeth sylfaenol, y mae'n rhaid iddo gyflawni.

cyfrinachedd

nodwedd yn hytrach bwysig o systemau o'r fath yw y gall yn yr un ddogfen 1C tanysgrifio trwy llofnod digidol arbennig ac yna amgryptio. Mae hyn yn ei gwneud yn bosibl nid yn unig i gadarnhau dilysrwydd unrhyw wybodaeth, ond mae hefyd yn nodi unigryw â'r awdur, yn ogystal ag i sicrhau'r diogelwch mwyaf effeithiol ar gyfer storio data amrywiol, os oes angen.

llwybro

Os nad yw'r system rheoli dogfennau electronig ar gael, yna yn yr achos hwnnw y gweithiwr sy'n cymryd rhan yn y rhai gwarantau creu, rhaid reidrwydd yn deall pwy sydd orau i drosglwyddo'r gwarantau hyn. rheoli dogfennau electronig yn y fenter i drosglwyddo awtomatig data person cywir.

Ei ben ei hun, mae'r llwybr yn rhad ac am ddim ac yn anhyblyg. Am ddim yn rhoi cyfle i ddogfennu cyfeiriad hollol unrhyw dderbynwyr fel y bo'n briodol, tra bod y anhyblyg darparu'r rheoleiddio mwyaf cywir, ond mewn achosion arbennig gall y camau y cyn-osod yn y ddogfennaeth system o reoliadau traffig fod ychydig yn saib (er enghraifft, os bydd angen i chi anfon y ddogfen ddrafft ar gyfer adolygu rhai arbenigwyr allanol).

rheoli mynediad

Mae sawl opsiwn o sut i wahaniaethu rhwng y gwahanol bwerau weithwyr y cwmni o ran rheoli dogfennau. Felly, mae llif gwaith uwch yn caniatáu i berson i roi rheolaeth lawn dros y data yn cyfyngu ar y gallu i olygu neu hyd yn oed yn caniatáu dim ond barn neu anodi unrhyw ffeiliau. Mae hyn yn symleiddio yn fawr y gwaith gyda gwahanol data, ac mae hynny'n bwysig - mae'n dod yn llawer mwy diogel.

integreiddio

Er mwyn sicrhau uchafswm cywirdeb data, sy'n cael ei dynnu mewn cwmni penodol, rheoli dogfennau electronig yn y fenter yn darparu ar gyfer integreiddio system gosod gyda phobl eraill - ariannol, diwydiannol, dadansoddol, ac ati Trwy integreiddio o'r fath yn cynnwys system llif gwaith modern yn aml yn digon o ddefnydd a wneir fel rhyw fath o gyswllt rhwng y lluosog fathau o feddalwedd.

Dogfennau holl systemau, yn rhesymegol ymwneud â gwybodaeth hwn, a elwir yn gyd-destun. Gall gynnwys cynnwys y papur neu e-bost, negeseuon ffacs, dogfennau talu, cofnodion o'r gweithgareddau, fideo neu recordiadau sain, a hyd yn oed llawer o wybodaeth arall. Gall y cyd-destun y ddogfen yn cael ei ychwanegu llaw neu'n llwyr awtomeiddio'r broses, yn dibynnu ar y dewisiadau ac anghenion rheoli.

Er enghraifft, gall y system fodern o awtomeiddio y llif gwaith yn y broses o ffurfio a newidiadau dilynol yn y cyllidebau yn cael eu defnyddio nifer o wybodaeth gyd-destunol arall:

• pob math o ymchwil i'r farchnad, gan gynnwys nid yn unig yn ei ben ei hun, ond hefyd y rhai a gafwyd o ffynonellau allanol;
• cytundebau Amrywiol â chymheiriaid (prynwyr neu werthwyr);
• dogfennau cyfreithiol a chyfeirio Arbennig;
• ddogfennaeth ychwanegol, sy'n adlewyrchu yn ei hun unrhyw gyfyngiadau neu ragdybiaethau (fel enghraifft, y gyfradd chwyddiant, cyfraddau cyfnewid a data arall);
• cofnodion cyfarfodydd, a gynhelir i drafod unrhyw fersiwn yn y gyllideb, ac yn cynnwys pob math o sylwadau gweithwyr ac arsylwadau o gyfranogwyr yn y broses (yn aml dogfennau o'r fath yn cael ei anfon ymysg yr holl weithwyr drwy e-bost a storio ar wahân o cyllidebol ffeiliau gwybodaeth).

Mae defnyddiwr sy'n gweithio gyda chyllideb, ar unrhyw adeg, os bydd angen, yn gallu gweld unrhyw un o'r dogfennau uchod, wrth i dechnoleg llif gwaith modern yn caniatáu iddo wneud hyn heb unrhyw chwiliadau hir.

Pa systemau yn cael eu defnyddio gyda ni?

Gall un o'r datrysiadau meddalwedd mwyaf poblogaidd y gellir ei gweld yn cwmnïau Rwsia yn cael eu galw yn gyfuniad o cyfleustodau Microsoft Outlook gyda Microsoft Exchange Server. Mae'r cais cyntaf, mewn egwyddor, yn gosod ar bron bob cyfrifiadur, tra bod y Exchange Server yn cael ei gymryd yn aml i'w ddefnyddio fel gweinydd e-bost llawn-fledged. Er gwaethaf y ffaith bod cwmnïau sydd eisoes beth amser yn ôl oedd cyflwyno dogfennau electronig a gedwir, rhaglenni o'r fath yn cael eu defnyddio yn unig fel llwyfan ar gyfer e-bost, ar ôl rhai lleoliadau canolog y gall hyd yn oed meddalwedd hwn yn cael ei ddefnyddio fel llif gwaith awtomeiddio yn eithaf swyddogaethol ar gyfer bron pob sefydliad .

Ar hyn o bryd, mae'r farchnad yn Rwsia yn cael ei lenwi gyda dwsinau o wahanol systemau, trwy gyfrwng y mae awtomeiddio rheoli dogfennau, a meddalwedd tebyg cynnig nid yn unig y Gorllewin, ond hefyd datblygwyr yn y cartref. Hyd yn oed Microsoft, yn ychwanegol at y rhaglenni uchod, yn cynnig cyfleustodau hyd yn oed fel Gweinydd Rheoli Cynnwys neu SharePoint Portal Server.

Y mwyaf pwerus ymysg yr holl systemau presennol yn cael ei ystyried i fod Documentum, ond mae cwmnïau mawr yn bennaf yn defnyddio awtomeiddio broses hon. Llif Gwaith y rhai cwmnïau ar draul meddalwedd awtomataidd pecyn Lotus Notes, ond mae llawer yn galw ei fod yn fath o "dylunydd ar gyfer rhaglenwyr", fel y nodir ar y sail ei system gyflawn yn eithaf anodd.

Beth yw'r gwahaniaeth rhwng systemau Rwsia a Gorllewinol?

Os byddwn yn siarad am y prif wahaniaethau rhwng cyfleustodau domestig a thramor, maent ar gael mewn scaling galluoedd. Er enghraifft, os gall y system o ddatblygwyr y Gorllewin yn gweithredu ym mron yr holl systemau gweithredu, yr oedd yn bennaf yn y cartref a ddatblygwyd yn unig ar gyfer unrhyw un ohonynt, ac wrth gwrs, ei fod yn aml yn Windows. systemau y Gorllewin yn ffurfweddu i ddefnyddio unrhyw DBMS. Gall cyfyngiadau systemau Rwsia fath yn rhwystro ddifrifol y posibilrwydd o adeiladu traws-lwyfan, atebion integredig.

O ran ymarferoldeb, y prif wahaniaeth yn gorwedd yn y ffaith bod yn y awtomeiddio dokumentoproizvodstva Orllewin a llif gwaith ar waith nifer o raglenni y gellir eu rhoi o dan un brand, ond y targed ar gyfer amrywiaeth o ddibenion. Er enghraifft, mae'r Documentum yn cynnig nifer o gynhyrchion unigol, sy'n cael eu defnyddio ar gyfer awtomeiddio llawn ac integreiddio gyda ERP-system, cefnogi dylunio a pheirianneg rheoli dogfennau, ac ati Mae'r mwyafrif prif meddalwedd a ddatblygwyd yn Rwsia, gyda'r nod o ddatrys problem benodol.

Hefyd yn werth nodi yw bod y prif wahaniaeth yn gorwedd yn y dull y ddau barti i'r hyn yw system awtomeiddio llif gwaith. Bwriad systemau Gorllewin yn darparu awtomeiddio cyflawn a dilynol cefnogaeth drwy amrywiaeth o brosesau busnes o fewn y sefydliad, tra bod y mwyafrif llethol o raglenni domestig i awtomeiddio swyddogaethau penodol yn unig.

Mae'r gost o systemau gorllewinol tua amrywio o $ 400 i $ 1,000 ar gyfer pob swydd, heb gyfrif cost gweithredu, caledwedd a meddalwedd angenrheidiol er mwyn sicrhau bod dogfen electronig arferol. Yn aml, hunan-gyflwyno yn costio tua hanner y gost arferol o drwyddedau, fel y rhan fwyaf o'r rhaglen ar gyfer awtomeiddio llif gwaith gweithredu gwahanol hyrwyddiadau, ond mewn rhai sefyllfaoedd y pris gorchymyn o faint mwy. Un o'r rhai mwyaf anodd bob amser yn y prosiect o awtomeiddio o ddogfennau ariannol o ran y prosiectau o'r fath ar waith yn costio tua 2-3 gwaith yn uwch na chost trwyddedau.

Meddalwedd Cartref gwerthu am $ 200-600 y sedd, ac yn ychwanegol at hynny gymryd i ystyriaeth y gost o raglenni ychwanegol ac offer amrywiol. Yn y pen draw, y cyfrifiad o werth cymharol yn cael ei wneud yn yr un modd ag yn y systemau gorllewinol.

nodweddion

Yn y mwyafrif llethol o achosion fel cyfarwyddyd blaenoriaeth o awtomeiddio yn y prosesau sy'n gysylltiedig â gysoni dogfennau, er enghraifft, y broses o baratoi gychwynnol ac y cyllidebau gweithredu pellach. Fodd bynnag, mae llawer o dimau bellach yn defnyddio awtomatiaeth swyddfa a llif gwaith, hynny yw, â'r gweithdrefnau cofrestru dogfennau sy'n mynd allan ac yn dod i mewn.

Nid yw Cyflwyniad i'r system electronig yn sylfaenol wahanol o gyflwyno unrhyw systemau awtomataidd arall, felly mae angen i fynd ar ôl y nodweddion arbennig y prosiect hwn.

Creu storio menter-ddosbarth

Cyflwyniad Dogfen awtomeiddio mewn unrhyw achos, yn darparu ar gyfer ystorfa corfforaethol penodol mewn lle i storio'r holl ddogfennaeth. Mae strwythur rhesymegol o storio, datblygu a polisïau diogelwch weithredu pellach, yn ogystal â hierarchaeth storio dogfennau yn gofyn cywirdeb mwyaf posibl ac maent wedi cael eu cynnal yn gynnar yn y prosiect.

Dylid cadw mewn cof y gall y swyddogaeth storio yn cael eu defnyddio ar ddechrau'r cynllun, hynny ar y gall gynnar yn cael ei wneud i symud yr holl ddogfennau o'r lleoliadau storio presennol i ystorfa corfforaethol unigol. O ganlyniad, gall defnyddwyr ymgyfarwyddo ag unrhyw un o'r prif swyddogaethau'r system, ac ar yr un pryd meistr a'i chymhwyso. Cyflymu addasu gweithwyr i weithredu Gall systemau fod drwy ddefnyddio swyddogaethau gwasanaeth megis rhybuddion ar newidiadau i'r dogfennau, ymddangosiad dogfennau newydd, ac ati

Felly, llif gwaith sy'n ofynnol ar gyfer unrhyw gwmni modern sy'n ceisio datblygu a gwella ei weithrediadau.