Dosbarthiad y ddogfen: meini prawf sylfaenol

Felly roedd yn hawdd i'w deall y nifer fawr o ddogfennau, datblygu rheolau arbennig ar gyfer eu paratoi a chyflwyno, gwahanol ddosbarthiadau, yn ogystal â ffurfiau a dulliau gwaith gyda hwy yn briodol.

Dylid nodi bod y dosbarthiad o ddogfennau yn hynod bwysig oherwydd ei fod yn helpu i dynnu sylw at eu nodweddion penodol ac yn ei gwneud yn bosibl i'w defnyddio yn fwyaf effeithiol. Mae'n un o'r hynaf a hyd at ddiwedd materion sy'n weddill, datblygu a ddechreuodd yn unig ar ddiwedd y 1960au. Mae'r rhan fwyaf o'r dull a ddosbarthwyd dogfennau yn grwpiau ar wahân yn flaenorol yn berthnasol i nodweddion penodol mewn perthynas â chwmpas neu wyddoniaeth ar wahân. Dim ond yn ddiweddar dosbarthiad aml-ddimensiwn o ddogfennau wedi cael ei sefydlu, sydd wedi'i seilio ar y wybodaeth a'r deunydd cydrannau.

Gall yr holl ddogfennau yn cael ei rannu yn ôl y meini prawf canlynol:

1. amgylchiadau eu gweithredu yn y gofod ac amser. Cymryd i ystyriaeth y rheoleidd-gyhoeddi (cyfnodol a heb fod yn gyfnodol), amser y digwyddiad (y gwreiddiol, gwreiddiol, copi, dyblygu), y lle gweithgynhyrchu (rhanbarthol, cenedlaethol neu dramor);

2. gydran Gwybodaeth.

• talu sylw at y cynnwys a lefel y agregu gwybodaeth (dogfennau cynradd ac uwchradd);

• dosbarthu dogfennau yn cynnwys dimensiwn yr wybodaeth a gofnodwyd ar faint (fformat), a nifer y tudalennau (cyfanswm);

• is-adran dros y ffordd y wybodaeth yn cael ei weld (efallai y bydd y dogfennau yn cael eu darllen gan bobl neu angen offer technegol arbennig);

• dosbarthiad hwn o ddogfennau hefyd yn cynnwys cymeriad eiconig golygu a ddefnyddir yn cofnodi gwybodaeth (testun a ffurf heb fod yn destun);

• cofnodi data yn ôl dull i wahaniaethu mewn llawysgrifen, printiedig, mecanyddol, magnetig, ffotograffig, optegol, laser, a dogfennau electronig.

3. gydran Deunydd sy'n cynnwys meini prawf penodol (megis deunydd o'r cludwr gwybodaeth, yn ogystal â'i siâp a dyluniad).

Mae'n werth nodi bod y dosbarthiad o ddogfennaeth ar gyfer y grwpiau unigol o ran cynnwys a ffurf yn caniatáu mwy effeithlon i drefnu'r gwaith gyda hi.

Mae'n werth nodi bod yna hefyd dosbarthiad cyfatebol o ddogfennau cyfrifeg hyd yma, sy'n cymryd i ystyriaeth eu cynnwys, lle a gweithdrefn o lunio, cais, a dull o ddefnydd.

Mae'r dosbarthiad o ddogfennau cyfrifeg yn cynnwys yr is-adran ganlynol i mewn i fath:

• yn dibynnu ar y cais - gweinyddol a gweithredol, gan gyfrif cofrestru neu wedi'u cyfuno;

• paratoi gorchymyn - sylfaenol a chrynodeb;

• dogfennau mewnol ac allanol;

• gan ddefnydd - tafladwy a storio;

• yn dibynnu ar y cynnwys - ariannol, deunydd a dyluniad.

Rhaid iddo fod yn dweud bod y dosbarthiad hwn yn cynnwys nifer o feini prawf ac yn hynod o eang, felly mae pob dogfen yn ymwneud â grwpiau gwahanol ar yr un pryd, ond gellir eu nodweddu gan nodweddion penodol a ddefnyddir yn unig yn y maes perthnasol.