Dyletswyddau'r rheolwr y swyddfa

Yn aml, yn enwedig mewn sefydliadau bach, fel arfer yn cael ei alw'n rheolwr swyddfa Ysgrifennydd. Mae'n swnio'n llawer mwy cadarn safle, ond mae'r ffaith bod cyfrifoldebau'r rheolwr swyddfa yn wahanol i ysgrifenyddol (er eu bod yn sicr mae llawer yn gyffredin), yn anaml unrhyw un sy'n poeni yn yr achos hwn.

Beth yw cyfrifoldeb y cyflogai? Yn gyntaf oll cyfrifoldeb y rheolwr swyddfa yw gweithio gyda dogfennau. Mae'r gweithiwr yn cael gohebiaeth a Dderbyniwyd, cofrestri iddo, yn anfon y derbynnydd anfon at yr archif, os oes angen. Mae hefyd yn derbyn y bydd ceisiadau gan weithwyr eraill yn eu trosglwyddo i llofnod y Cyfarwyddwr Cyffredinol, yn sicrhau y stamp arnynt, ac yna yn rhoi yn ôl. Mae dyletswyddau'r rheolwr swyddfa yw gweithio gyda dogfennau mewnol: gorchmynion argraffu a'u clirio, storio, anfon archifau a chyfrifo, gan weithio gyda gohebiaeth sy'n mynd allan. Os oes angen, dylai fod yn gallu gweithio gydag unrhyw offer swyddfa: ffacs, sganiwr, llungopïwr, yn ogystal ag i recriwtio a dogfennau print. Paratowch yr ystafell ar gyfer cyflwyniadau, cadw cofnodion cyfarfodydd, yn cyfarfod a derbyn o westeion a chwsmeriaid fel rhan o ddyletswyddau'r rheolwr swyddfa.

Yn aml, gan y gweithiwr i ddelio â dyletswyddau ysgrifenyddol traddodiadol: dosbarthiad partneriaid wahoddwyd neu reolwyr mewn gwestai, ystafelloedd archebu, tocynnau hedfan a thocynnau trên. Yn dibynnu ar fanylion y cwmni a'r swydd ei hun, gall y rheolwr fod yn gynrychiolydd eich cwmni mewn trafodaethau busnes, a chyflawni dyletswyddau'r rheolwr personél: chwilio am weithwyr newydd, creu cymhellion a rhaglenni addysgol, gwaith dylunio. Weithiau mae'n canolbwyntio ar gyflwyno technolegau gwybodaeth, datblygu rhaglenni newydd.

Dyletswyddau'r rheolwr swyddfa yn tybio gwybodaeth:

1. Cyfreithiau a rheoliadau sy'n rheoli, gwybodaeth, cwmnïau busnes cyfreithiol.
2. Hanfodion rheolaeth, marchnata, entrepreneuriaeth a busnes.
3. Mae sylfeini cymdeithaseg, seicoleg, moeseg cyfathrebu busnes, nid wedi gweithio gyda'r staff a'r cyhoedd.
4. Gweithdrefn ar gyfer llunio busnes cynigion, adroddiadau, cynlluniau, contractau a chytundebau.
5. Conglfeini rheoli, y pethau sylfaenol o ergonomeg ac iechyd galwedigaethol.

Yn ychwanegol at y tasgau hyn, cyfrifoldebau'r rheolwr swyddfa yn cynnwys rhestr o swyddfa a meddalwedd angenrheidiol i redeg nwyddau traul (cyflenwadau swyddfa, papur ac ategolion eraill), y mae eu hangen ar gyfer y gwaith y gweithwyr. Hefyd, mae'n rhaid iddo gadw cofnodion o'r deunyddiau hyn i sicrhau bod eu issuance, i benderfynu sut i gael, trefnu a chadw golwg ar daliadau ar gyfer cyflenwadau. Mae dyletswyddau'r rheolwr swyddfa yw monitro cyflwr y cyfarpar swyddfa, sy'n cynnwys: her gweithredol i'w meistroli ar gyfer gwaith atgyweirio, amnewid amserol o nwyddau traul (fel cetris), pan fydd yn amhosibl i atgyweirio - adnewyddu offer swyddfa.

Yn dibynnu ar y rheolau a fabwysiadwyd yn y cwmni, ac mae ei rheolwr swyddfa maint neu mae'n cymryd galwadau a negeseuon ffacs, eu hanfon ymlaen at y person cywir, anfonwch ffacs a ffonio cwsmeriaid a phartneriaid, neu'n goruchwylio'r gwaith ysgrifenyddion, gan gynnwys monitro ddiwylliant eu lleferydd. Hefyd yn y dyletswyddau rheolwr swyddfa yw rheoli cyflwr glanweithiol y swyddfa, y sefydliad a gynlluniwyd cynnal a chadw, ffoniwch staff technegol ar gyfer datrys problemau (er enghraifft, amnewid lampau neu switshis sinc).

Yn gyffredinol, gall y rhestr hon yn ehangu neu gontract yn dibynnu ar y man gwaith. Felly mae angen hyd yn oed yn ystod y cam y cyfweliad i ofyn beth rheolwr swyddfa (dyletswyddau'r cyflogai yn y cwmni).