Mae'r llythyr rheoli (sampl)

Mae'r llythyr rheoli - dogfen sy'n rhan annatod o gyfathrebu busnes. Mae'r rhan fwyaf yn aml mae'n cael ei drosglwyddo drwy'r post ac mae'n gwasanaethu chyfnewid gwybodaeth mewn ffordd arbennig.

cysyniadau sylfaenol

Mae angen gohebiaeth busnes i ddelio â gwahanol faterion economaidd neu gynhyrchu. Gyda'i help busnesau a sefydliadau yn cyfathrebu gyda'r amgylchedd allanol: partneriaid, cwsmeriaid neu asiantaethau'r llywodraeth. ddefnyddir fel arfer ar gyfer y llythyr rheoli.

Mae'n cael ei gyfeirio yn gyffredinol fel dogfen ysgrifenedig, a all fod yn:

• ymateb i'r negeseuon a dderbyniwyd yn flaenorol neu geisiadau;
• papur sy'n cyd-fynd tywys hanfon ynghyd ag offerynnau neu ddeunyddiau eraill;
• Llythyr fenter yn yr achos lle nad yw'r dull arall o gyfathrebu yn bosibl.

Mae gan bob un o'r opsiynau hyn ei nodweddion ei hun. Serch hynny, mae yna reolau cyffredin, yn ôl sydd fel arfer yn cael ei wneud unrhyw lythyr swyddogol. Mae hyn yn ddealladwy, oherwydd ei fod yn ohebiaeth busnes, er enghraifft, yn aml yn dechrau y casgliad y rhan fwyaf o drafodion. Gall dogfen ffurfio'n dda creu yn y cyrchfan argraff ffafriol ar y partneriaid posibl yn y dyfodol.

Mathau o lythyrau busnes

Yn dibynnu ar y wybodaeth sy'n cynnwys y llythyr swyddogol, gall fod yn:

1. Eglurhaol. Yn yr achos sy'n cynnwys y neges bod iddo yna gyfres o geisiadau.
2. Hawliadau. Hynny yw, mae'n mynegi anfodlonrwydd â sefyllfa benodol (hawlio).
3. Arweiniad. rhai arwyddion yn cael eu rhoi yn y testun.
4. Gwarant. Mae'r anfonwr yn cadarnhau cyflawni rhwymedigaethau yn y dyfodol a nodir yn y ddogfen.
5. Gwybodaeth. Mae'r llythyr yn cynnwys gwybodaeth a allai fod o ddiddordeb i'r derbynnydd.
6. Hysbysebu. Darperir gwybodaeth i ddenu at gydweithio.
7. Llythyr hysbysu. I gael gwybodaeth am ddigwyddiadau cyhoeddus.
8. Llythyr o gadarnhad. Mae'n nodi y ffaith o gael rhai neu ddogfennau neu ddeunyddiau eraill.
9. Llythyr cais. Mae'r testun yn cynnwys apêl i'r cymhelliant y derbynnydd i weithredu.
10. Llythyr y neges. Mae'n darparu'r wybodaeth anfonwr penodol o ddiddordeb i'r ddwy ochr i'r partïon.

Diben y dogfennau hyn yw cyswllt rhwng y sefydliadau neu adrannau.

Casgliad o lythyr hawlio

Mewn materion o gydweithredu weithiau mae yna sefyllfaoedd pan nad yw un o'r partïon, am ba bynnag reswm, yn cyflawni ei rwymedigaethau. Yn yr achos hwn, y partner cyntaf yn anfon llythyr at ei gymar. Ynddo, mae'n fel arfer yn cyflwyno ei gynigion ar gyfer dileu troseddau ei hawliau cyfreithiol. Mae hyn yn y llythyr swyddogol. Mae sampl o dogfen o'r fath, gallwch greu fympwyol. Yn yr achos hwn, dylai'r pwyntiau canlynol yn cael eu hystyried:

1. Dylai arddull ysgrifennu fod busnes swyddogol gyda gosod y bartneriaeth.
2. Hanfod y cais yn cael ei fynegi'n glir iawn.
3. Yn ystod y cyflwyniad y wybodaeth angenrheidiol i weithredu ffeithiau argyhoeddiadol concrid.

Yn y llythyr cwyno rhaid iddynt gynnwys:

• Manylion anfonwr (enw, cyfeiriad dychwelyd a rhifau ffôn);
• gwybodaeth gyflawn am y cyrchfan;
• disgrifiad o'r amgylchiadau lle roedd sefyllfa o wrthdaro;
• yn gyfeiriad at y normau cyfreithiol, sydd yn ei dro dorrodd y gwrthbarti;
• gofynion penodol i gael gwared ar y groes, gan nodi amseriad eu gweithredu;
• canlyniadau a allai ddigwydd os bydd y parti gwrthwynebol wyro oddi wrth eu gweithredu.

Dylid rhoi sylw arbennig i sut mae'r gwasanaeth yn cynnwys llythyr. Rhaid i'r sampl gael ei ddatblygu fel nad yw'r troseddwr yn ei weld fel bygythiad. Rhaid cofio bod hyn yn unig yw atgoffa mynnu cydymffurfio â'r gyfraith.

rheolau cynllunio

Dylid rhoi sylw arbennig i ddyluniad llythyrau rheoli. Fodd bynnag, nid yw'r gyfraith yn darparu ar gyfer bod unrhyw reolau a rheoliadau llym.

Er gwaethaf hyn, dylai'r pwyntiau canlynol yn cael eu hystyried yn orfodol wrth baratoi dogfennau o'r fath:

1. Dylai unrhyw llythyr swyddogol yn cael ei ysgrifennu ar y ffurflen. Mae'n cael ei ddatblygu gan arbenigwyr o flaen llaw ar swyddfa a gymeradwywyd gan orchymyn y cyfarwyddwr.

2. Mae'n rhaid i'r ddogfen gynnwys manylion penodol:

2.1. Mae gwybodaeth am y derbynnydd a'r anfonwr.

2.2. Rhif cyfeirnod a dyddiad y llythyr hwn. Mae'n angenrheidiol ar gyfer cofrestru.

2.3. Cyswllt i gwybodaeth debyg am y llythyr-cais, os yw'r ddogfen hon yn ymateb iddo.

2.4. Teitl.

2.5. Gwybodaeth am bresenoldeb unrhyw geisiadau gyda'u enwau a rhifau.

2.6. Gwybodaeth am y person sy'n llofnodi'r ddogfen (safle a enw).

3. Mewn llythyr at ei ddarllen ar y dim ond un cwestiwn. Mae cael lluosog gymhlethu y dewis o artist.

4. Mae'n rhaid i'r wybodaeth gael ei gosod allan yn fyr iawn, ond mae'n amlwg. Mae'n ddymunol bod dim mwy na dwy dudalen y testun yn cymryd.

5. Yr hawl i bennu manylion y buddiolwr. Os ydym yn sôn am y sefydliad, rhaid i chi gadw at y drefn ganlynol:

5.1. Enwch y cwmni (yn achos enwol).

5.2. Mae'r uned strwythurol (os oes angen).

5.3. cyrchfan Swydd (yn y derbyniol).

5.4. Mae ei lythrennau cyntaf.

5.5. Y cyfeiriad postio yr cwmni.

6. Os dderbynwyr lluosog, rhaid i chi yn gyntaf nodi'r prif, ac yna pawb arall.

Gan gymryd i ystyriaeth yr holl ffactorau hyn, mae'r cynllun llythyrau rheoli, mewn egwyddor, nid yn anodd.

Mae trefn y cyflwyniad

I'r ddogfen wedi ei llunio yn gywir, rhaid i chi gymryd i ystyriaeth y drefn benodol o gyflwyno gwybodaeth ynddo. Er enghraifft, gallwn ystyried y dewis o sut i ysgrifennu llythyr swyddogol yr ymateb. Yn gyntaf mae angen i ni gofio bod, yn ôl y rheolau etiquette, mae'n angenrheidiol i ymateb i wybodaeth o fewn diwrnod i'w dderbyn. Os ydym yn sôn am y neges e-bost, nid yw'r amser gorau yn fwy na dwy awr. Yn nad yw'r digwyddiad sy'n cadw at y rheolau o'r fath yn bosibl, mae'n well i anfon neges at y partner.

Roedd y llythyr ei hun, mewn gwirionedd, yn cynnwys dwy ran:

1. Cyflwyniad. Mae'r anfonwr yn gosod y thema, yr achos a sylfaen ei ysgrifennu. Gallwch gyfeirio at y rheoliadau, yn ôl y gyfraith yn sail ar gyfer darparu ateb. Yn ogystal, dylech dalu sylw at rai pwyntiau ynglyn â'r sefyllfa hon. Byddant yn helpu i ddatgelu hanfod y cwestiwn.
2. Crynodeb. Mae'r rhan hon yn anelu at egluro ac argyhoeddiadol. Dylai'r testun fod yn gryno, yn glir ac yn gryno, ac yn gosod allan y ffeithiau - profi ac yn wrthrychol. Os oes angen, gellir eu cadarnhau gan y ffigurau go iawn.

Ar ôl destun o'r fath fel arfer yn cael ei ddilyn gan restr o geisiadau. Diwedd dogfen wedi'i lofnodi gan yr anfonwr. Yn ogystal, mae angen i ni wybod sut i ysgrifennu llythyr swyddogol, er mwyn peidio â droseddu derbynnydd. Yn gyntaf, mae'r cyfeiriad at ei bod yn ddymunol i ddechrau gyda'r ymadrodd "Dear." Yn ail, gallwch ddefnyddio'r ymadroddion participle llafar destun fel "ar ôl ystyried eich cynnig, yn ofalus" neu "i brofi eich sylwadau yn drylwyr." Bydd ymlyniad o'r fath i foesau yn unig o fudd y ddwy ochr.

Gweithdrefn gweithredu

Cyfrifoldeb clercod, ysgrifenyddion neu weithwyr eraill sy'n cael eu neilltuo dyletswyddau hyn Drafftio llythyron swyddogol. Cael eu derbyn ar gyfer y gwaith y mae'n rhaid iddynt gadw at yn eu gweithredoedd eu trefn. Mae'r broses o dogfen o'r fath yn gyffredinol yn mynd trwy'r camau canlynol:

1. archwiliad gofalus o'r amgylchiadau y mater. Mae'n rhaid i chi reoli'r sefyllfa yn gyfan gwbl er mwyn asesu ei atebion posibl.
2. Llunio y llythyr drafft. Mae'n angenrheidiol i gymryd i ystyriaeth yr holl ofynion a nodir uchod.
3. Cysoni testun parod. Weithiau mae angen i olygu'r ngoleuni'r sylwadau y pen. gall wneud rhai eglurhad neu esboniadau ar y pwnc.
4. Cymeradwyo ei oruchwyliwr.
5. Mae'r gwblhau a llofnodi'r ddogfen.
6. llythyrau Cofrestru.
7. Anfon bost i'r derbynnydd.

Dim ond ar ôl mynd trwy'r holl gamau hyn, mae'r llythyr yn cyrraedd y derbynnydd, yn gallu cyflawni ei genhadaeth.

rheoliadau gorfodol

I osod lythyr swyddogol, mae'n rhaid i chi gadw mewn cof bod y dudalen gyntaf o angenrheidrwydd argraffwyd ar ffurflen arbennig. Am weddill, gallwch ddefnyddio taflenni glanhau rheolaidd o A4. Yma, rhaid cofio bod y cae testun iawn wedi ei derfynau: uchaf ac isaf yn 2 cm, chwith - 3,5 cm, dde - 1 cm. Nid oes angen i dorri maint safonol i gyd-fynd â'r wybodaeth ar un dudalen. Mae'n well i gadw at yr holl reolau ac yn syml ychwanegu dudalen ychwanegol.

Teipiwch y testun hefyd fod yn unol â'r rheolau:

1. print, defnyddiwch y ffont safonol Times New Roman. Opsiynau eraill yn well peidio â gwneud cais.

2. maint Ffont hefyd rheoleiddio:

• ar gyfer y prif destun - 14;
• Tudalennau aliniad, ac arwydd o berfformiad - 12.

3. Lleoli fanylion hefyd yn perfformio yn unol â'r rheolau:

• gofod rhwng llinellau - 1;
• alinio testun yn cael ei wneud gan "lled";
• trosglwyddiadau yn cael eu gosod yn awtomatig;
• y pellter oddi wrth y pennawd i'r rhif cyfresol yw 2 bylchau rhwng llinellau, ac oddi wrtho at y prif destun - 3.

Cydymffurfio â'r safonau hyn yn orfodol ar gyfer gweithredu cywir o'r llythyrau sy'n cyfateb i'r gyrchfan.

manylion lleoliad

Er mwyn llunio llythyr busnes safonol, mae angen i chi wybod yn union lle y dylid eu gosod, ei fanylion a chydrannau. Mae'r atebion i'r cwestiynau hyn yn cynnwys R GOST 6.30-2003. Mae'n disgrifio'n fanwl ar ffurf llythyron swyddogol. Yn wir, mae'n sampl lle mae'r crynswth holl fanylion y ddogfen wedi ei leoli mewn ffordd arbennig. Mae ei angen i:

1. I uno y broses o swyddfa hunan gofrestru llythyrau (busnes).
2. Gallu hyrwyddo ganolog paratoi ffurflenni safonol, gan leihau'r angen i wneud y gwaith â llaw.
3. Hwyluso a lleihau amser adfer gwybodaeth weledol.
4. Ehangu'r galluoedd prosesu llythyrau gyda chymorth cyfrifiaduron ac offer arall.

Felly, ar gyfer llythyr busnes confensiynol yn defnyddio 30 o fanylion safonol, sydd wedi eu lleoli mewn ardaloedd gorfodol ar ddeg:

• logo ac arwyddlun;
• awdur;
• data cychwynnol;
• header;
• cymeradwyo;
• cyfeiriwyd;
• benderfyniad;
• testun;
• llofnodion a cheisiadau;
• cydlynu a sicrwydd;
• marciau.

Rhoi gwybodaeth mewn sectorau penodol yn galluogi gweithwyr proffesiynol i fynd o gwmpas y ddogfen yn well, a defnyddwyr cyffredin yn hwyluso'r broses o ei baratoi.

gofynion sylfaenol

Mae rhai arweinwyr yn credu ar gam y gall gohebiaeth busnes gael ei wneud fympwyol heb ddilyn unrhyw reolau a rheoliadau. Ond mae arbenigwyr sy'n gyfrifol am hynny, mae'n rhaid adnabod y gofynion sylfaenol ar gyfer y llythyr swyddogol:

1. Mae presenoldeb ffurflen arbennig (corfforaethol).
2. defnydd cywir a manylion lleoliad.
3. Dylai'r testun fod yn ddarllenadwy a'i olygu yn dda. Er mwyn egluro hanfod y cwestiwn yn well i roi blaenoriaeth i gynigion cyffredin syml. Mae'n angenrheidiol i siarad yn fyr at bob gair yn cario uchafswm o wybodaeth.
4. Yn dibynnu ar y math, rhaid i'r ddogfen yn cael ei gyhoeddi yn unol â hynny. Efallai y bydd y llythyr hefyd yn cynnwys sawl agwedd. Yn yr achos hwn, y dangosiad yn angenrheidiol i geisio eu cyfuno.
5. defnydd cywir o'r safonau a osodwyd ar gyfer teipio.
6. Ceisiwch gael at gynnwys y llythyr nad oedd ymadroddion bendant. Gall y derbynnydd ddehongli'r ymadrodd fel bygythiad. Wrth ddylunio cynigion defnyddio yn well geiriau rhagarweiniol fel "mae'n debyg", "fel y gwyddoch", "bosibl" a "sut i".

Mae'r gofynion hyn yn ymarferol yn helpu i gynnal rheoli dogfennau yn y fenter.